Ondernemende officemanager met PA kwaliteiten

Beschrijving

Voor onze opdrachtgever, een toonaangevende internationale organisatie gevestigd in Oost Twente zijn wij op zoek naar een ondernemende officemanager met PA kwaliteiten. Het betreft een vaste functie voor 40 uur per week, waarin tevens van je verwacht wordt dat je regelmatig mee naar het buitenland afreist om daar de zaken te regelen. Je komt te werken in een ondernemende omgeving waarin pionieren, ontdekken maar ook focus op het hogere doel centraal staat. Binnen deze organisatie krijg je de kans om een het secretariaat en aanverwante zaken geheel op te zetten zodoende de directie zich kan focussen op de core business. Daarnaast fungeer je als oprecht sparringpartner om samen met de directie het hogere doel te realiseren.

In de functie van office manager met PA kwaliteiten ben je letterlijk de rechterhand van de directie (2 personen) in zowel Nederland als in het buitenland. Naast je werkzaamheden in Nederland, reis je regelmatig af naar het buitenland om daar op locatie de nodige zaken te regelen. Het betreft een zeer zelfstandige functie, waarin het regelmatig voorkomt dat je alleen op kantoor bent. Het is belangrijk dat je dat geen probleem vindt en zelf je weg kunt vinden.

Wat kun je zoal aan primaire werkzaamheden verwachten?

• Zelf opzetten van een constructief secretariaat
• Facilitaire zaken
• Agendabeheer
• Post en email behandeling
• Organiseren van reizen /vluchten (intercontinentaal), hotels (nationaal en internationaal) en bijbehorende reisdocumentatie (zoals visa)
• Voeren van zelfstandige correspondentie (nationaal /internationaal)
• Maken van PowerPoint presentaties
• Ondersteuning van het MT (opstellen agenda voor MT vergadering, MT vergadering notuleren en diverse secretari?le werkzaamheden hieruit voortvloeiend)
• Termijnbewaking
• Het regelen van persoonlijke zaken voor de directie
• Gastvrouwfunctie (ontvangen gasten, verzorgen van koffie / thee, regelen catering
• Vertaalwerkzaamheden en redigeer werkzaamheden
• Organisatie bijeenkomsten en vergaderingen (intern en extern, nationaal en internationaal)
• Administratieve werkzaamheden: invoeren van declaraties, bijhouden CRM systeem, archivering van documenten
• Overige werkzaamheden, zoals het maken van facturen en overige werkzaamheden

Terug naar overzicht